Notă de recepție și constatare de diferențe

reglementată de ORDINul nr.3512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiar-contabile

1. Utilizarea formularului

  • a) Servește ca:
    • document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
    • document justificativ pentru încărcare în gestiune;
    • document justificativ de înregistrare în contabilitate.
  • b) Se folosește ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:
    • bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
    • bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
    • bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
    • bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
    • bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
    • mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.
  • c) În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeste transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

 

2. Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei.

În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie și constatare de diferenţe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie.

3. Circulă:

  • la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);
  • la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);
  • la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

 

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

  • denumirea unităţii;
  • denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
  • numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz;
  • numărul curent;
  • denumirea bunurilor recepţionate;
  • U/M;
  • cantitatea conform documentelor însoţitoare;
  • cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie și valoarea, după caz;
  • numele, prenumele si semnătura membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care se face recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune și semnătura gestionarului în situaţia în care apar diferenţe;
  • preţul de vânzare și valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu amănuntul.
  • În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie și constatare de diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

 

eBook Gratuit!

eBook - Sfaturi pentru achizitionarea unui sistem de gestiune