Dispoziție de plată/încasare către casierie

reglementată de ORDINul nr.3512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiar-contabile

1. Servește ca:

• dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
• dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;
• document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

2. Se întocmește în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:

• în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
• în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
• în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

3. Circulă:

• la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;
• la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;
• la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, și se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează și de către persoana care a primit suma;
• la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);
• la plătitor (exemplarul 1).

4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

• denumirea unităţii;
• denumire formular: plată/încasare;
• numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numele și prenumele, precum și funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;
• suma încasată/restituită (în cifre și în litere);
• scopul încasării/plăţii;
• semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;
• date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data și semnătura;
• casier;
• suma plătită/încasată;
• data și semnătura.