Inventarierea are ca scop stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si a capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, inclusiv a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Inventarierea este obligatorie:
– la inceputul activitatii unei entitati(firme);
– la sfarsitul anului(sau cel putin odata pe an);
– la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
– cand sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune;
– la schimbarea gestionarului sau in alte situatii cand intervine o predare-primire de gestiune;
– cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
– ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
– la inchiderea activitatii unei entitati(firme);
– in alte cazuri prevazute de lege.
Inventarierea se realizeaza in baza unei proceduri interne, definita de legislatia in vigoare, aprobata de administrator.
O parte a acestui proces amplu o constituie inventarierea bunurilor din gestiune pentru a stabili stocul existent la momentul inventarierii.
In general, inventarierea anuala se face la sfarsitul anului, pentru ca rezultatul inventarierii sa poata fi cuprinsa in situatiile financiare anuale(bilant anual la 31.12.).

Procesul de inventariere consta in stabilirea stocurilor faptice si inregistrarea diferentelor dintre cele scriptice si cele faptice. Inventarierea se realizeaza prin intocmirea si aprobarea procesului verbal de inventariere.

1. Pregatirea inventarierii
Pentru a pregati un inventar corect, un punct de plecare corect, e necesar sa eliminam erorile aparute pe parcursul operarii de la ultimul inventar(sau de la inceput).
In acest scop, vom verifica corectitudinea operarii pe documente si cu produse.
Prima data, din meniul Gestiune, alegem Consolidare baza de date de produse. Se va deschide fereastra:
Apasam Actualizare nomenclator, asteptam pana se termina procesul, confirmam fereastra ce se afiseaza cu mesajul „Nomenclatorul a fost actualizat!” cu OK.
Dupa aceasta, apasam Cautare diferente si asteptam rezultatul.
In cazul unei operari corecte, se va afisa mesajul „Nu sunt diferente!”, confirmam cu OK si inchidem fereastra cu X sau Renunta.
Daca insa au fost operate documente cu diverse greseli sau exista produse cu aceeasi denumire dar unitate de masura diferita, fara cod de bare, o sa primim o lista cu posibilitatea corectarii acestor situatii.
In acest caz, va recomandam sa optati pentru corectia pe baza nomenclatorului, urmand sa reveniti la produsele in cauza si sa efectuati modificarile dorite in nomenclator. Daca unele produse nu trebuie incluse in corectie, selectarea celor ce necesita corectie se face cu ajutorul butonului <CTRL> si se bifeaza <Produse selectate>. Se apasa Consolidare pentru finalizarea pasului.

Se alege din meniul Dosar > Alte operatii cu baza de date/produse si se deschide fereastra:
Apasam butonul Start si asteptam mesajul de finalizare a cautarii problemelor de stoc-pret. Confirmam mesajul cu OK.

Daca lista ramane goala dupa analiza, puteti inchide fereastra cu X si puteti trece la inventarierea propriu-zisa. Daca insa in lista sunt afisate produse, apasam Repara pentru a aduce toate stocurile unui singur produs la un singur pret(ultimul pret de vanzare folosit). Se salveaza procesul verbal de modificare de pret generat si se trece la pasul urmator.

2. Inventarierea propriu-zisa
Modalitati de inventariere:
– inventariere manuala directa: produsele sunt inregistrate manual pe un proces verbal de inventariere, unul dupa altul, introducand cantitatile faptice (fie manual, prin selectarea produsului dupa denumire, fie cu un cititor de coduri de bare);
– inventariere prin lista de inventariere: pe un proces verbal de inventariere se introduc toate produsele (sau doar anumite categorii de produse), se tipareste lista de inventariere, se completeaza lista tiparita manual(cu pixul), dupa care se introduc cantitatile faptice in program;
– inventariere cu ajutorul terminalelor de inventariere: se scaneaza toate produsele cu ajutorul terminalelor, se verifica si se introduce cantitatea numarata-cantarita-masurata si se trimite procesul verbal de inventariere catre aplicatie(prin conexiune Wifi);
– inventariere rapida: din nomenclatorul de produse se selecteaza (cu ajutorul filtrelor de cautare) produsele care urmeaza a fi inventariate, dupa care se apasa butonul „Proces verbal de inventariere…”.

3. Finalizarea inventarului
Dupa terminarea inregistrarii proceselor verbale de inventariere in program, urmeaza doua operatiuni de finalizare: cumularea si verificarea produselor neinventariate.

Cumularea va asigura inregistrarea corecta a stocului cumulat pentru produsele care s-au gasit in diverse locuri in timpul inventarului(de ex. si in zona de depozitare, si pe raft), fiind inregistrate pe cel putin doua procese verbale diferite. La cumulare, stocul faptic pentru aceste produse va fi adunat de pe toate procesele verbale din sesiunea curenta, diferenta fiind calculata dintre stocul scriptic si cel faptic cumulat.
Pentru cumulare, din lista de documente se selecteaza toate procesele verbale intocmite in sesiunea curenta de inventariere(folosind butonul <CTRL> pentru selectia individuala sau butonul <SHIFT> pentru selectia consecutiva din lista), dupa care se apasa Cumuleaza procese verbale de inventariere.
In urma cumularii, toate procesele verbale de inventariere care s-au cumulat vor fi dezaprobate, fiind aprobat doar cel rezultat in urma cumularii.

Dupa acest pas, in ipoteza in care am inventariat toate produsele care tin de gestiunea in cauza, putem verifica produsele care in baza informatiilor din program ar fi trebuit sa le gasim insa nu le-am cuprins pe nicio lista de inventariere in sesiunea curenta. Selectam procesul verbal rezultat in urma cumularii si apasam Produse neinventariate…. Programul va cauta in nomenclator acele produse care nu se afla in lista de inventariere cumulata si va genera un alt proces verbal de inventariere stabilind stoc zero pentru aceste produse. Teoretic, daca un produs nu a fost inventariat, inseamna ca nu a fost gasit in gestiune, deci faptic nu exista pe stoc. Daca analizam ulterior aceasta lista si constatam ca doar din greseala de operare nu au fost cuprinse produse in timpul numararii/cantaririi/masurarii, in lista putem modifica stocul faptic introducand cel corect in loc de zero.

Sfaturi-reguli:
– inainte de inceperea operatiunilor legate de inventar, in nomenclator se analizeaza daca sunt produse create gresit(de ex. cod de bare scanat la denumire, cu pret zero si fara miscare, etc.), care pot fi sterse daca nu sunt miscari inregistrate pentru acel produs;
– operatiunile de pregatire a inventarului se realizeaza pe calculatorul server-baza-de-date(de obicei, calculatorul principal de la vanzare); inainte si dupa terminarea lor, se salveaza baza de date(Dosar > Salvare baza de date);
– toate documentele de intrare-miscare-iesire se finalizeaza inainte de inceperea inventarului(dupa aprobarea inventarului, nu se vor putea opera in urma documente);
– in timpul inventarului nu se vand produsele si nu se intocmesc alte documente pentru produsele din gestiune: sunt sistate toate celelalte operatiuni pana la finalizarea inventarului;
– toate produsele gasite si numarate-cantarite-masurate se trec pe cel putin un proces verbal de inventariere, chiar daca nu sunt diferente intre cantitatea scriptica(calculata de program) si cea faptica(constatata la numarare-cantarire-masurare);
– in cazul lucrului cu terminalul, se creeaza liste de cel mult 100 produse, listele mai lungi fiind trimise mai greu prin reteaua wifi(in general);
– in cazul lucrului cu terminalul de inventariere, pe calculatorul la care se conecteaza terminalul trebuie sa ruleze aplicatia cu un utilizator logat care are drept de creare proces verbal de inventariere;
– in cazul inventarelor manuale, aprobarea nu este obligatorie daca va urma o cumulare(la cumulare oricum vor fi dezaprobate procesele verbale de inventariere cuprinse); in cazul lucrului cu terminal, inventarul trimis va fi deja aprobat, insa daca va urma o cumulare, nu trebuie sa dezaprobati manual, toate procesele verbale de inventariere cuprinse in cumulare vor fi dezaprobate;
– daca inventariati manual produsele din gestiune si nu aveti produse in mai multe locuri(fiecare tip de produs fiind gasit la o singura numarare-cantarire-masurare), in consecinta nu va fi nevoie de cumulare, nu uitati sa aprobati inainte de salvare procesul verbal de inventariere in cauza;
– dupa crearea proceselor verbale de inventariere, in lista de documente se analizeaza vizual daca sunt erori evidente de operare(de ex. cod de bare scanat la cantitate – se observa imediat daca valoarea procesului verbal de inventariere este de 7-8-10 cifre) si se corecteaza aceste tipuri de erori manual(se deschide lista in cauza si se corecteaza la Faptic cu stocul constatat corect).

Terminalele de inventariere(https://www.foritsolutions.ro/data/shop/shop.aspx?CategoryID=252) mai pot fi folosite si pentru:
– intocmirea proceselor verbale de inventariere;
– intocmirea notelor de receptii;
– intocmirea avizelor de insotire a marfii;
– intocmirea proceselor verbale de deteriorare;
– intocmirea comenzilor clienti;
– verificarea preturilor de vanzare;
– verificarea stocurilor;
– ultimul furnizor si ultimul pret de achizitie.