Nota de receptie si constatare de diferente, denumita uzual receptia(cu referire la document), este documentul care atesta intrarea in gestiune a produselor achizitionate.
In gestiunea cu amanuntul, unde pretul de vanzare cu amanunt este si cel de evidenta, receptia are o importanta deosebita, fiind si documentul primordial care stabileste pretul de vanzare cu amanuntul. In gestiunea cu ridicata, unde pretul de achizitie este cel de evidenta, receptia stabileste pretul de evidenta a produselor intrate in gestiune.

In programul ForIT – Forms, receptia este cel mai important document: stabileste nu doar preturile, ci si unitatea de masura si cota de TVA, aferente produsului. Fara receptie, niciun produs nu poate fi gestionat in mod normal. De aceea, „viata” unui produs incepe pe o receptie.
Chiar si in cazurile in care dorim sa cream un produs, fara stoc sau fara alte informatii suplimentare, procedura denumita initializare, vom utiliza receptia.

O receptie se creeaza din meniul Inregistrare documente > Nota de receptie.
Receptiile create se regasesc in meniul Documente > Note de receptie.
Receptia se poate genera si folosind Comanda furnizor existenta. In afara de aceasta situatie, nota de receptie se poate genera si din meniul Import, precum si in cadrul procedurii de Retur marfa(amandou accesibile din meniul Gestiune).

Receptia, ca toate celelalte documente create si gestionate in programul ForIT – Forms, are o parte de antet, o parte cu lista produselor si alte informatii(document insotitor, informatii despre gestionar si comisia de receptie).

Antetul cuprinde numarul receptiei(de obicei, numerotarea se face automat la salvarea receptiei), data receptiei, cotele de TVA(de achizitie si de vanzare), moneda(RON), gestiunea si furnizorul.

Numerotarea receptiei
Numerotarea receptiei este asigurata in mod implicit de numerotarea [NIR_NR]. Aceasta numerotare aloca un numar in ordine crescatoare la fiecare salvare de document nou, fara serie. Daca doriti sa particularizati aceasta numerotare ori sa creati o alta numerotare, alegeti meniul Setari > Serii si numere de inregistrare ori Setari > Inregistrare serie/nr. de inreg. Numerotarea poate sa contina serii fixe sau serii incrementate(complexe), pot sa fie de tip numeric sau alfabetic, cu format simplu ori derivat. Valoarea curenta este valoarea care va fi alocata la urmatoarea salvare de document nou.

Data receptiei
Data receptiei este data la care produsele cuprinse pe receptie au intrat in gestiune. Aceasta data poate sa fie aceeasi ca data documentului insotitor, dar pot exista si situatii in care data receptiei nu coincide cu data documentului insotitor. De ex., marfa poate ajunge mai repede decat factura de la furnizor, ori poate ajunge marfa mai tarziu decat data facturii(exemplul trimiterii produselor prin curierat cand factura se gaseste langa marfa, in colet, si in mod evident, coletul ajunge a doua zi sau mai tarziu decat data emiterii facturii de catre furnizor).

Cotele de TVA
Cotele de TVA se seteaza inainte de adaugarea produsului in lista. Cota TVA achizitie este cota cu care produsul a fost cumparat. Aceasta cota poate sa fie diferit pentru acelasi produs de la o receptie la altul, in situatiile in care furnizorul este sau nu platitor de TVA si in cazul importului sau achizitiei intracomunitare. Cota TVA achizitie se regaseste pe factura sau alt document primit de la furnizor. Cota TVA este cota TVA cu care va fi vandut produsul. In cazul in care aveti nelamuriri privind cota corecta aplicabila la vanzare de catre Dvs., solicitati ajutorul contabilului Dvs.. De regula, in magazinele cu amanuntul, cota TVA la vanzare este cel cu care a fost achizitionat produsul, in afara de cazurile achizitiilor de la neplatitori de TVA si achizitii externe(intra- sau extracomunitare).

Moneda
Conform legislatiei in vigoare, evidenta se tine in moneda nationala, de aceea, valoarea implicita pentru moneda este RON.

Gestiunea
In momentul de fata, programul ForIT – Forms tine evidenta unei singure gestiuni in cadrul unui dosar. De aceea, la campul Gestiune pe receptii, este specificata denumirea gestiunii, astfel cum a fost configurat la meniul Gestiune > Configurare gestiune.

Furnizorul
Furnizorul este persoana(fizica sau juridica) de la care ati cumparat produsele. Furnizorul se alege tastand cateva litere din denumirea lui sau – in cazul in care nu exista inca – adaugand in baza de date folosind butonul Adauga. Furnizorul existent se poate modifica folosind butonul Modifica. Adaugarea unui furnizor nou se realizeaza in fereastra care apare, ori tastand toate datele aferente, ori folosind functia ajutatoare prin butonul Internet. In acest caz, se completeaza CUI-ul furnizorului in campul corespunzator si se apasa butonul Internet. Se va verifica o baza de date publica pentru a extrage datele disponibile aferente acelui CUI si vi se va propune utilizarea lor. Daca acceptati, se vor popula campurile cu datele disponibile. In orice caz, va recomandam sa verificati si sa corectati aceste date, astfel incat evidenta Dvs. sa fie una corecta, cat mai completa si ordonata. Daca observati diferente intre datele propuse si datele inscrise pe documentul furnizorului, verificati corectitudinea lor din surse sigure, sesizati furnizorul si solicitati corectarea documentului, dupa caz.

Produsele receptionate – paginuta Bunurile receptionate

Pe linia de introducere, se introduc rand pe rand, produsele receptionate, specificand denumirea, unitatea de masura, cantitatea, pretul de achizitie, pretul de vanzare si moneda. Campul Valoarea este calculat de program, inmultind pretul unitar(de achizitie) cu cantitatea. Campul Cant.recep. in mod implicit este egal cu Cantitatea. Se poate intampla ca la receptionarea produselor sa constatati o diferenta intre cantitatea trecuta pe documentul furnizorului si cantitatea faptic receptionata; in aceasta situatie, la Cantitate se trece cantitatea de pe documentul furnizorului, iar la Cant.recep. se trece cantitatea efectiv receptionata. Stocul care va intra in gestiune este – evident – Cant.recep.. Dupa completarea campurilor necesare, se apasa pe butonul de Adaugare in lista(sageata verde).

Un alt mod de a introduce produsele in lista este folosirea cititorului de coduri de bare pentru produsele care dispun de cod de bare. In acest caz, la campul Denumire se scaneaza codul de bare si – in fereastra care apare pentru produsele existente – se trec: cantitatea, pretul de achizitie, pretul de vanzare cu amanuntul.

Daca produsul scanat nu exista inca in baza de date, se deschide fereastra simplificata de produs nou unde se vor trece toate informatiile disponibile despre produs.

Pentru situatiile particulare in care aceleasi produse sunt achizitionate ,de regula, de la acelasi furnizor, programul ForIT – Forms va pune la dispozitie o functie ajutatoare: apasand F5, se va deschide o fereastra unde alegeti furnizorul si se populeaza lista propusa cu produsele achizitionate de la acel furnizor. Specificati acolo cantitatea si pretul de achizitie dupa care salvati si produsele bifate(completate) se vor adauga pe receptie.Odata adaugate produsele din lista, puteti reveni asupra pretului de achizitie, cantitatii sau pretului de vanzare/adaosului(daca este permis modificarea pretului pe receptie). Trebuie sa intelegeti ca pretul de vanzare cu amanuntul este compus din: pretul de achizitie+adaos+TVA, din acest motiv, modificarea oricarui din elementele de compunere va modifica pretul de vanzare cu amanuntul. Atentie sporita se recomanda in situatiile in care aveti cazuri particulare, detaliate in continuare.

In unele cazuri, este nevoie de calcul suplimentar pentru a afla pretul unitar de achizitie a produselor.
In cazul in care cunoastem valoarea totala si cantitatea, in loc sa completam pretul unitar, putem trece valoarea, programul calculand pretul unitar de achizitie prin impartirea valorii la cantitatea receptionata introdusa.

In cazul in care sunteti neplatitori de TVA si achizitionati produse de la platitori de TVA, procedati in felul urmator:
– la Cota TVA achiz.(in antet), specificati 0(zero);
– selectati Calculeaza TVA la pretul de achizitie si setati cota TVA aplicabila acelui produs(de achizitie);
– la introducerea pretului de achizitie pe linia de introducere, dupa parasirea campului Pret unitar, programul va adauga la pretul intodus valoarea TVA calculata in functie de cota specificata langa optiune.
Atentie! Daca veti edita campul P.achz. in lista, se va recalcula din nou pretul de achizitie, adaugand din nou valoarea calculata de TVA conform optiunii.
In cazul in care sunteti platitor de TVA si ati cumparat produse de la platitori de TVA, insa nu cunoasteti pretul unitar net(fara TVA) – cazul achizitiei cu bon fiscal cand aveti dreptul la deducerea TVA-ului de pe bon -, procedati astfel:
– la Cota TVA achiz.(in antet), specificati cota TVA aplicabila acelui produs(de achizitie);
– selectati Pretul de achizitie include TVA si setati cota TVA aplicabila acelui produs(de achizitie);
– la introducerea pretului de achizitie pe linia de introducere, dupa parasirea campului Pret unitar, programul va scadea din pretul introdus valoarea TVA calculata in functie de cota specificata langa optiune.
Atentie! Daca veti edita campul P.achz. in lista, se va recalcula din nou pretul de achizitie, scazand din nou valoarea calculata de TVA conform optiunii.
Optiunea Pretul de vanzare nu include TVA este cea implicita si se aplica in majoritatea situatiilor. Optiunea aleasa la salvarea repetiei va fi si cea implicita pe receptia urmatoare(noua).

Adaosul comercial este adaosul practicat de societatea Dvs.. In mod implicit, valoarea este cea setata la meniul Gestiune > Configurare gestiune, insa puteti opta pentru folosirea unui procent de adaos diferit de la o receptie la altul. In acest caz, inainte de adaugarea produselor, setati procentul dorit in campul Adaos com.. La adaugarea produselor noi pe receptie, programul va va propune pretul de vanzare calculat in baza pretului de achizitie, cotei de TVA aferenta si adaosului conform acestui procent. Pretul se poate ajusta dupa plac.

Totaluri afisate sub lista:
– Total achiz.net: pentru platitori de TVA, este valoarea fara TVA de pe documentul furnizorului; pentru neplatitori de TVA, este valoarea totala a documentului de achizitie;
– Valoarea totala: in gestiunea cu amanuntul, este valoarea totala a bunurilor receptionate la pretul de vanzare fara TVA; in gestiunea cu ridicata, este valoarea totala a bunurilor receptionate la pretul de achizitie fara TVA, gestiunea va fi incarcata cu aceasta valoare;
– Valoare TVA: in gestiunea cu amanuntul, este valoarea TVA la pretul de vanzare; in gestiunea cu ridicata, este valoarea TVA la pretul de achizitie;
– Total document: in gestiunea cu amanuntul, este valoarea totala la pretul de vanzare (cu adaos is TVA), gestiunea va fi incarcata cu aceasta valoare; in gestiunea cu ridicata, este valoarea bunurilor la pretul de achizitie fara TVA.

Operatii cu produsele din lista – click dreapta pe produs(pe linia produsului selectat)

Afiseaza proprietatile produsului: se va deschide fereastra de Proprietatile produsului unde se pot modifica informatiile cuprinse.
Istoric / stoc / fisa de magazie: se va deschide fereastra de Istoric produs/stoc/fisa de magazie unde se pot consulta informatiile despre miscarea produsului, preturile de evidenta existente si stocul.
Discount furnizor: se va deschide fereastra de Discount furnizor unde se poate opera reducerea acordata de furnizor, astfel:
a. daca s-a acordat o cantitate in plus la produsul curent, se va trece in campul corespunzator cantitatea primita in plus,
b. daca s-a acordat o reducere valorica la intreaga factura, se va trece valoarea fara TVA a reducerii.
In amandoua cazuri, in urma acestei operatii, se va recalcula pretul unitar al produsului afectat(cazul a.) sau al tuturor produselor afectate(existente in lista pe receptie in momentul aplicarii reducerii, cazul b.).
Anulare discount furnizor: se va anula operatia executata la pasul precedent(reducerea aplicata).
Repartizare cheltuieli cu marfa: se va deschide fereastra Repartizare cheltuieli marfa unde veti introduce valoarea fara TVA a cheltuielilor efectuate pentru aducerea produselor in locul de receptionare(cum ar fi, fara a se limita la: cheltuieli de transport, curierat, manipulare, etc.).
Anulare repartizare cheltuieli cu marfa: se va anula operatia executata la pasul precedent(repartizare cheltuieli).
Adauga la retetarul unui produs: in momentul receptiei, puteti adauga usor produsul la retetarul unui alt produs. De stiut ca puteti alege produsul in a carui retetar doriti sa introduceti doar daca acel produs compus(cu retetar) are deja retetar creat sau este clasificat produs finit.
Schimba produsul: daca ati gresit alegerea produsului la adaugarea pe receptie, puteti reveni la acesta prin optiunea Schimba produsul. Atentie, dupa alegerea produsului corect, se va schimba pretul de achizitie, fiind incarcat ultimul pret de achizitie cunoscut pentru produsul ales.(Daca doriti sa mentineti pretul unitar introdus initial, notati-va sau memorati-l pana executati schimbarea.)
Termen de expirare: pentru a tine evidenta produselor pe termene de expirare, trebuie sa introduceti aceasta informatie asociat produsului. Daca aveti mai multe termene de expirare la acelasi produs, introduceti termenul ce la apropiat, urmand sa reveniti la el dupa verificarile produselor de pe raft(faptic).
Sterge: sterge produsul din lista dupa confirmare. Are acelasi efect ca si semnul x de la inceputul liniei.

Document insotitor

Pe paginuta Document insotitor, se specifica informatii despre documentul furnizorului(factura, aviz, bon de transfer, borderou de achizitie, bon fiscal, contract, etc.) si se poate inregistra si plata aferenta acelui document(dupa caz).
Apasand butonul Preluare total, campurile de totaluri se vor popula cu valorile calculate pe baza informatiilor introduse in lista de produse(Bunurile receptionate). In cazul in care constatati o diferenta mai mare de 10 bani intre valorile preluate si cele de pe documentul furnizorului, va recomandam verificarea informatiilor introduse la Bunurile receptionate. Diferentele de pana la 10 bani pot sa apara din cauza rotunjirilor, datorate calculelor cu 2 zecimale, a modului de rotunjire diferit de la furnizor. Aceste diferente minore de valori(sub 10 bani) sunt acceptate si tratate in contabilitate conform procedurilor proprii.
Inregistrarea platii documentului furnizor se poate realiza folosind cele doua butoane(dupa caz): plata in numerar sau plata prin alte moduri.

Gestionar/Comisia de receptie

Campurile Gestionar si Comisia de receptie se tiparesc pe receptie si pot fi completate cu valori implicite(meniul Setari > Configurare dosar/documente > NIR). In cazul in care doriti sa fie tiparita o mentiune sau o informatie suplimentara pe receptie, puteti trece textul in campul Comisia de receptie, dupa numele persoanelor participante la receptie.

Tiparire, formate disponibile
Urmatoarele formate sunt disponibile, implicit, la tiparire:
01.nir_1 – nir cu ridicata, formatul de baza;
01.nir_2 – nir cu ridicata, produsele sunt grupate dupa clasificare(de ex. marfa, consumabile, etc.);
02.nir_cu_amanuntul_1 – nir cu amanuntul, formatul de baza, contine: denumire, u.m., cantitate conform doc.insotitor, cantitate receptionata, adaos unitar, valoare adaos, pret amanunt, valoare amanunt;
03.nir_cu_amanuntul_2 – nir cu amanuntul, contine si valoare de achizitie;
04.nir_cu_amanuntul_3 – nir cu amanuntul, contine si TVA unitar, si adaos procentual;
05.nir_cu_amanuntul_4 – nir cu amanuntul, contine si cod produs;
06.nir_cu_amanuntul_5 – nir cu amanuntul, contine si pret vanzare fara TVA;
07.nir_cu_amanuntul_6 – nir cu amanuntul, contine si TVA aferent adaosului;
08.nir_cu_amanuntul_6 – nir cu amanuntul, contine totaluri transpuse din paginuta Document insotitor;
09.nir_cu_amanuntul_6 – nir cu amanuntul, produsele sunt grupate dupa clasificare(de ex. marfa, consumabile, etc.);
10.nir_cu_am_ftva – nir cu amanuntul, fara TVA, contine si codurile de bare, total achizitie din paginuta Document insotitor;
11.nir_cu_amanuntul_6 – nir cu amanuntul, produsele sunt grupate dupa cota de TVA, totaluri transpuse din paginuta Document insotitor.

Tiparire etichete
Produsele receptionate pot fi etichetate imediat la receptionare, folosind functia Tiparire etichete. La apasarea butonului Tiparire etichete, apare o fereastra in care puteti specifica numarul de etichete de tiparit(implicit 1) sau puteti opta pentru tiparirea etichetelor pentru intreaga cantitate receptionata a produselor selectate pentru tiparire. Bifarea optiunii Sterge lista etichetelor va goli fereastra de etichete inainte de adaugarea celor curente. Despre tiparirea etichetelor gasiti material video aici: https://www.gestiune-magazin.ro/blog/?p=96 .

Import
Produsele primite pot fi incarcate pe o nota de receptie si folosind functia de Import. Fisierul sursa trebuie sa fie de format .csv sau .txt, campurile vor fi identificate conform configuratiei stabilite la meniul Setari > Setari generale > Inventariere.

Transfer
Pentru a usura lucrul intre gestiuni/puncte de lucru, programul ForIT – Forms permite transferul produselor intre doua dosare, pe baza urmatoarelor documente de iesire: aviz, bon de transfer de iesire. Dupa salvarea documentului de iesire, intrati in dosarul destinatie si deschideti o noua receptie. Apasand butonul Transfer, se va deschide o fereastra cu documentele disponibile la preluare. Alegeti documentul dorit si apasati Transfer.

O sinteza a operatiilor care se realizeaza zilnic intr-un magazin gasiti la: https://www.gestiune-magazin.ro/blog/?p=327

Spor in toate!