În comerțul cu amănuntul(preponderent în industria de alimentație/catering) se practică frecvent încasarea unui avans pentru comenzile preluate cu livrare/prestare ulterioară, pentru a asigura – pe de o parte – clientul că îi vor fi livrate cele comandate, dar și furnizorul – pe de altă parte – de seriozitatea clientului, anume că va veni după produsele comandate și va achita prețul convenit.

În cazul unui avans, încasarea nu constituie contravaloarea unei livrări sau unei prestări de servicii, mai degrabă este un fel de garanție.
Cum legea din domeniul caselor de marcat(OUG 28/1999- art.1, cu normele metodologice aferente HG 479/2003- art. 2) specifică obligativitatea eliberării bonului fiscal pentru livrările de bunuri cu amănuntul sau prestărilor de servicii direct către populație, neincluzând și avansurile încasate, în opinia noastră nu se poate vorbi de obligativitatea emiterii de bonuri fiscale pentru sumele încasate sub forma unui avans.

Desigur, lipsa obligativității nu înseamnă că nu se poate elibera bon fiscal pentru avans. Însă, la emiterea unui bon fiscal pentru suma încasată sub forma unui avans, aceste sume trebuie evidențiate separat(într-o formă specificată în Politicile contabile proprii fiecărei firme), contabilizarea lor fiind diferită de cele aferente vânzărilor de bunuri/prestărilor de servicii. Dacă nu se poate asigura evidențierea separată a acestor sume pe raportul Z(în ideea în care se emit bonuri fiscale pentru avans), contabilitatea nu va știe să separe aceste sume de avansuri de cele aferente livrărilor/prestărilor zilnice.

O altă problemă care se ivește este scăderea avansului la livrarea/prestarea ulterioară. Nu toate tipurile de case de marcat permit înscrierea de sume negative pe bon fiscal, chiar dacă suma totală a bonului ar fi pozitivă. Ce se întâmplă cu TVA-ul colectat pentru avans cu o anumită cotă, iar -la realizarea operațiunii finale- produsele/serviciile au diferite cote, suma TVA calculată cu cota avansului(sumă negativă pe bonul fiscal) dă pe finalul bonului o sumă negativă pe cota respectivă…? De ex., la organizarea unui eveniment cu chirie sală, consumație de produse alimentare și alcool, se încasează un avans de 1000 lei, din care TVA 19% este de 159.66 lei. La finalul evenimentului, se stabilesc pe bon fiscal următoarele sume: chirie – 200 lei – TVA 19%: 31.93lei, produse alimentare – 1200 lei – TVA 9%: 99.08 lei, produse alcoolice – 600 lei – TVA 19%: 95.80 lei. Bonul fiscal, incluzând stornarea avansului, ar trebui să arate astfel:
chirie – 200 lei – TVA 19%: 31.93
produse alimentare – 1200 lei – TVA 9%: 99.08
produse alcoolocice – 600 lei – TVA 19%: 95.80
storno avans – -1000 lei – TVA 19%: -159.66
————————
COTA A 19%: -31.93 – ceea ce va conduce la blocarea casei de marcat.

Pct. 329. alin. (1) din Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate, aprobate prin OMFP nr. 1802 din 29 decembrie 2014, specifică:
„Contabilitatea furnizorilor şi clienților, a celorlalte datorii şi creanțe se ține pe categorii,  precum şi pe fiecare persoană fizică sau juridică. […]”
În acest sens, la încasarea unui avans, furnizorul trebuie să colecteze date de identificare pentru fiecare client, respectiv să contabilizeze separat pe fiecare client sumele încasate sub forma unui avans. În politicile contabile proprii fiecărei firme, precum și în contractul/regulamentul aplicabil acestor livrări/prestări cu încasarea unui avans, convenit și acceptat și de către client, trebuie specificate procedurile în cazurile în care – din motive diverse – nu va avea loc livrarea/prestarea ulterioară, respectiv cum se va proceda cu avansul încasat.

Ca urmare, având în vedere cele expuse mai sus, pentru o evidență corectă, recomandăm emiterea unei chitanțe sau dispoziții de caserie pentru încasarea sumei reprezentând avans pentru livrări/prestări ulterioare, factură pentru avans(după caz), iar la livrarea/prestarea ulterioară – emiterea unei dispoziții de caserie pentru restituirea sumei reprezentând avansul, emiterea facturii storno conform legii(după caz) și emiterea bonului fiscal pentru întreaga contravaloare a livrării/prestării către client. Colectarea TVA-ului aferent avansului încasat se face de către contabilitate, în baza articolelor aplicabile din Codul fiscal, pe nota de contabilitate.