Aviz de însoțire a mărfii

reglementat de ORDINul nr.3512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiar-contabile și de Ordinul nr. 2226 din 27 decembrie 2006 al ministrului finanțelor publice privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991republicată

1. Utilizarea formularului

Este formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare.

Serveşte ca:

• document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
• document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
• dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
• document de primire în gestiune, după caz;
• document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

2. Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.)avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz.

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi".

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

3. Circulă, după caz:

• la furnizor:
  • la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
  • la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii;
  • la compartimentul financiar-contabil;
• la cumpărător:
  • la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor;
  • la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia;
  • la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică.

4. Se arhivează, după caz:

• la furnizor:
  • la compartimentul desfacere;
  • la compartimentul financiar-contabil;
• la cumpărător:
  • la compartimentul financiar-contabil.

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul:

• seria şi numărul intern de identificare a formularului;
• data emiterii formularului;
• datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
• datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;
• preţul şi valoarea, după caz;
• date privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
• semnătura expeditorului;
• data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.